Die amtliche Zulassung für Kellerbuch bzw. Weinbuch
Wenn Du mit Winestro.Cloud startest, befindet sich das Programm regulär zunächst in der "nicht zugelassenen Version". Für viele Weinbaubetriebe ist es jedoch notwendig, dass die Warenwirtschaft mit amtlicher Zulassung genutzt wird. Das ist insbesondere bei Nutzung des digitalen Flaschenbuchs und/oder des digitalen Kellerbuchs unbedingt zu empfehlen.
Was genau die amtliche Zulassung bei Winestro.Cloud ist und was Du tun musst, um in diesen Modus zu wechseln, erklären wir Dir im folgenden Blogbeitrag.
Was bringt mir eine Umstellung für meinen Betrieb?
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die zugelassene Version sowohl auf Seiten der Weingüter, als auch auf Seiten der Prüfer zu einer angenehmeren Arbeitsatmosphäre bei Betriebsprüfungen, aber auch bei der täglichen Arbeit beitragen kann. So werden alle Schritte nachvollziehbar protokolliert und Belege bereits nach drei Tagen abgeschlossen und damit unveränderbar. So kannst Du Dir auch selbst sicher sein, dass Deine Datengrundlage immer stimmig ist. Das macht nicht nur die Prüfung, sondern auch den Jahresabschluss einfacher.
Wie läuft die Umstellung ab?
- Du kannst in jedem beliebigen Monatspaket bei uns anfangen und Dich zunächst einmal an die Arbeit mit Winestro.Cloud gewöhnen (dazu mehr im letzten Absatz).
- Wähle einen Stichtag für den Wechsel in die zugelassene Version (wie zum Beispiel das Ende Deines Wirtschaftsjahres). Da Du im Zuge des Wechsels eine Inventur im Programm durchführen musst, bietet sich der reguläre Jahresabschluss an, da Du dann keine zusätzliche Inventur im laufenden Jahr machen musst.
Falls dieser Zeitpunkt bei Dir nicht passt, kannst Du die Umstellung aber auch zu jedem anderen Tag angehen. - Nach der Durchführung im Programm erhältst Du von uns ein Schreiben per Post, welches die Umstellung bestätigt. Dieses legst Du bei Deiner zuständigen Landesbehörde vor, welche Dir die amtliche Zulassung final bestätigt.
- Damit ist Dein Winestro.Cloud Account amtlich zugelassen und die Pflicht zur händischen Führung von Keller- und Weinbuch entfällt.
- Bei einer Kontrolle kannst Du den Prüfern einfach Zugriff auf Deinen Account geben und schon kann es losgehen.
- Wichtig: Die Umstellung kann nach der Meldung nicht mehr rückgängig gemacht werden. Du kannst dann nur noch mit einer neuen Nutzernummer und einem neuen Account bei Winestro.Cloud starten, um wieder ohne Zulassung zu arbeiten (i.d.R. nicht nötig/zielführend).
Was ändert sich durch die Zulassung an meinem Programm und was muss ich beachten?
Durch die Nutzung der amtlichen Zulassung verändert sich das Programmverhalten ein wenig.
- Belege (Rechnungen / Stornos / Gutschriften) werden nach 3 Tagen automatisch abgeschlossen und können danach nicht mehr bearbeitet werden.
- Manuelle Bestandsänderungen können nicht mehr komplett herausgelöscht, sondern nur noch durchgestrichen werden.
- Es ist nicht möglich, einen Artikelverkauf weiter zurück zu datieren, als das Datum, an dem der Artikel in das System eingetragen wurde.
- Bestandsänderungen und Rechnungen werden auf Plausibilität geprüft.
- Alle buchungsrelevanten Vorfälle werden chronologisch mit Erfassungszeitpunkt in einem Journal erfasst.
- Jede Änderung in Kellerbuch, Stoffbuch und Herbstbuch wird nachvollziehbar gespeichert.
Warum startet das Programm nicht sofort im Zulassungs-Modus?
Einige Nutzer_Innen von Winestro.Cloud starten erst mit einzelnen Modulen in die Software: So werden erst einmal Paketmarken erzeugt, Serien-Emails genutzt oder nur Webshops mit dem Programm betrieben. Andere wiederum sind gerade auf dem Status, dass gerade erst noch Daten übernommen bzw. kontrolliert werden oder die Verwaltung des Weinguts noch auf anderem Weg (manuell / in Papierform oder mit einer gemeldeten Alt-Software) erfolgt. Sobald Du aber vollumfänglich mit Winestro.Cloud durchstartest (es empfiehlt sich nach einer Datenübernahme), kannst Du unter System / Konto / Zulassung im Programm den oben erklärten Modus anstoßen. Du erhältst dann von uns die Bestätigung per Post, mit der Du Dich bei Deiner aufsichtsführenden Behörde melden kannst.
Die amtliche Zulassung ist im Basis-, Komplett- und Premium-Paket kostenlos auf Wunsch enthalten. Frag uns gerne einfach.