Ausgaben & E-Rechnungen im Weinbau verwalten (Video)

Winestro.Cloud bietet Dir schon ab dem kostenlosen Team-Paket die Möglichkeit Ausgaben anzulegen und zu verwalten. Dazu kommt die einfache Funktion auch E-Rechnungen in die Ausgabenverwaltung laden zu können. Diese werden dann gleich ausgelesen und als lesbares Dokument sicher archiviert und sind ebenfalls downloadbar. Mit steigendem Paket gibt es weitere Möglichkeiten: So kannst Du ab dem Komplett-Paket Ausgaben mit Chat-GPT Hilfe einfach vorkontieren und an DATEV übergeben. Ab Premium oder dem Paket "Papierloser Betrieb" kannst Du auch PDF- und Bild-Daten in das Programm laden und automatisch auslesen lassen. Weiterhin gibt es noch eine Schnittstelle zu Getmyinvoices, mit der Du das Sammeln Deiner Belege weiter vereinfachen kannst. Dieser Artikel erklärt alles im Überblick.

 

Was geht ab welchem Paket?

1. Team & Basis-Paket
   1. Anlegen von Ausgaben
   2. Freigabe von Zahlungen
   3. Einlesen von E-Rechnungen
2. Komplett-Paket
   1. Kontierung von Belegpositionen wahlweise auch vereinfacht mit Hilfe von Chat-GPT
   2. Übergabe der Ausgaben an Datev via Fibu.
   3. Automatisches Übergeben von Zahlungsdaten an die Bank (Sammel-Überweisung)
3. Premium / Zusatzpaket "Papierloser Betrieb"
   1. Hochladen von Belegbildern als PDF / Bild
   2. Automatisches Auslesen von Belegbildern (Datum, Betrag, Iban etc.)
   3. Anbinden an GMI (optional / kostenpflichtig)
       

Wie bekomme ich eine Rechnung in das Programm?

Die Ausgabenverwaltung findest Du unter Fibu / Ausgaben. Hier kannst Du einfach von Hand eine neue Ausgabe erstellen oder ein Belegbild per Klick oder Drag- and Drop in das Programm ziehen. Winestro erkennt automatisch ob es sich um eine E-Rechnung oder ein PDF / Bild handelt und speichert die Daten automatisch bzw. legt eine Neue Ausgabe für Dich an.  Wie das genau geht findest Du im Handbuch. Das geht übrigends auch einfach direkt von Deinem Smartphone aus (bald auch in eigener App).

 

Was ist eine E-Rechnung und wie funktioniert das ?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer PDF- oder Papierrechnung ist eine E-Rechnung maschinenlesbar und kann direkt von den IT-Systemen des Empfängers verarbeitet werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. In der Europäischen Union sind E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen seit 2020 verpflichtend. Doch auch im privaten Sektor setzen immer mehr Unternehmen auf E-Rechnungen, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und nachhaltiger zu arbeiten. Stelle Dir eine E-Rechnung wie den Quelltext einer Internetseite vor. Wenn Du nur diesen Quelltext siehst, wirkt das vielleicht erstmal wirr bis erschlagend. Aber mit einem entsprechenden Reader wie Winestro wird aus dieser Text-Wüste ein gut lesbares Dokument. Es gibt verschiedene Standards und Formate für E-Rechnungen, die jeweils auf spezifische Anforderungen zugeschnitten sind. Drei der bekanntesten Formate sind XRechnung, UBL und ZUGFeRD. Einen Überblicksartikel mit Beispielen findest Du im Handbuch.

Wie kontiere ich und sende Belege an die Buha?

In Winestro kannst Du einfach Kontenrahmen anlegen, Steuerschlüssel vergeben und Deine Konten etwas beschreiben. Jetzt kannst Du Positionen aus den Belegen genau vorkontieren und über die Fibu-Schnittstelle direkt an Deine Buchhaltung / Steuerberater_In oder Datev exportieren. Du hast ebenfalls die Möglichkeit die ausgelesenen Positionen aus einer E-Rechnung oder einem PDF / Belegbild mittels Chat-GPT vorkontieren zu lassen. Das spart Dir eine Menge Zeit bei der vorbereitenden Buchhaltung.

Kann ich Rechnungen auch von Mails / GMI abrufen?

Ja, wenn Du Get-My-Invoices nutzt: Das ist ein Programm / eine APP auf Deinem Handy, die spezialisiert auf das Einsammeln von Ausgaben ist. Sie kann Deine E-Mails auf Rechnungen lesen, Rechnungen automatisch aus Portalen wie Amazon & Co. abholen und hat eine gute App auf dem Handy. Die Daten können wir dann via Schnittstelle direkt in Winestro übertragen (Aktuell im Test. ab Februar 2025 verfügbar).

 

Kann ich auch E-Rechnungen schreiben?

Ja das wird ab Januar / Februar 2025 möglich sein - lese dazu unseren Artikel zur Roadmap in Sachen E-Rechnung.