Weinguts-Arbeitsplatz Ms-Teams IV: Anrufe & Meetings

Microsoft Teams: Bringe Struktur in Dein Weingut

MS-Teams ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Kommunikation und Zusammenarbeit, das Dir dabei hilft, die Menschen Deines Weinguts oder Deiner Weinhandlung in Teams zu verbinden und zu koordinieren. Weiterhin erleichtert es auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Agenturen. Es ist eine spannende Lösung für Betriebe jeder Größe und bietet eine Reihe von Funktionen, die Dir helfen, Dein Weingut effizienter zu machen. Durch die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit kannst Du leichter Ideen austauschen, Dateien bearbeiten, Kampagnen planen und Probleme lösen - und das sogar völlig kostenlos! Daher erklären wir in unserer Blog-Reihe zu MS-Teams aus unserer eigenen Erfahrung, wie Du Teams einrichtest und sinnvoll in Deinem Weingut oder in Deiner Weinhandlung einsetzen kannst.

 

Die ganze Reihe "Teams in Weingut & Weinhandel"

  1. Wahl des Paketes und Einrichtung eines kostenlosen oder kostenpflichtigen Teams.
  2. Einrichten von Benutzern und der ersten Chats.
  3. Wie Du Dein Weingut in MS-Teams sinnvoll strukturierst.
  4. Anrufe und Meetings und Termine mit Teams planen

 

Eine Video-Konferenz ermöglicht es mehreren Personen aus Deinem Team an unterschiedlichen Orten, miteinander zu kommunizieren und Ideen auszutauschen. Dies ist besonders nützlich, wenn die Personen sich nicht persönlich treffen können, wie zum Beispiel während der Pandemie, bei Urlauben, Reisen oder wenn Du Deinen Mitarbeiter_Innen Homeoffice anbietest. Video-Konferenzen ermöglichen es den Teilnehmern, miteinander zu sprechen, sich gegenseitig zu sehen und gemeinsam über die gleichen Inhalte zu diskutieren.

Sie sind auch eine wirtschaftliche Lösung, da sie keine Reisekosten verursachen und Dein Team nicht so viel Zeit für die Anreise benötigt. Gleichzeitig kannst Du gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Ergebnisse direkt in Teams sicher. Aber auch für Verkostungen und Kunden-Abende kann Teams eine spannende Lösung sein, wenn Deine Kundschaft weit verstreut ist und nicht zu Dir kommen kann oder remote an einer Weinprobe teilnehmen möchte. Daher erklären wir in diesem Blog-Beitrag, was alles mit Teams möglich ist und wie Du das Beste dort herausholst.

 

Einzelgespräche / Spontane Gespräche

Sobald Du angemeldet bist, kannst Sie über das Symbol "Anrufen" am oberen rechten Rand des Bildschirms einen Anruf tätigen bzw. eine Besprechung Starten. Das Geht an verschiedenen Stellen:

  1. Auf einem Kanal
  2. In einem Einzel-Chat
  3. In einem Gruppen-Chat.

Wähle das Symbol "Videoanruf" aus,  wenn es mit Kamera sein soll. Bei "Besprechungen" kannst Du starten sobald Du alles eingerichtet hast. Sobald der Kontakt den Anruf annimmt, kannst Du die Konversation beginnen.

 

Geplante Termine z.B. Weinproben oder Besprechungen mit Externen

Um einen Termin in der Zukunft anzulegen, klicke erst links in den Kalender. (Hierzu gibt es später auch noch einen eigenen Artikel.) Gehe dann zum Termin, an dem das Treffen stattfinden soll und klicke auf den Zeitraum. Jetzt kannst Du einen Titel angeben und erforderliche Teilnehmer angeben. Du kannst hier auch externe Personen mit E-Mail angeben, diese erhalten dann automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Teilnahme. Der Termin startet automatisch; Während Personen aus Deinem Team idR. sofort teilnehmen können, landen externe Personen in einem Warteraum und müssen von Dir zugelassen werden. Du kannst auch Details zur Besprechung angeben.

Nach dem Speichern kannst Du auch erneut auf den Termin klicken und es geht eine kleine Karte auf, auf der Du einen Besprechungs-Link findest. Diesen kannst Du z.B. an weitere Personen z.B. per Mail weiterleiten. Eine Idee wäre z.B. die Erwähnung im einen Newsletter für ein Live-Ereignis, an dem jede_r teilnehmen kann. (Ein Stream von der Weinfest-Band, Eine hybride Weinprobe oder die Probe eines bestellten Wein-Pakets wären denkbar.) Das solltest Du vorher einmal mit 4-5 Personen ausprobieren um Links zu Testen und Geräte einzustellen. Das bringt uns gleich zum nächsten Punkt.

 

Einstellungen für das Telefonat

Anrufeinstellungen TeamsBevor Du mit Deinem Telefonat startest, solltest Du erst prüfen ob alles geht. Starte einmal einen Anruf.

Tipp: Tippe oben in die Leiste ganz oben bei Teams "/Testanruf" ein und klicke auf den Vorschlag. Jetzt kannst Du mit einem Virtuellen Agenten einen Anruf machen, Dein Mikro, Kamera und Lautsprecher testen und bekommst Feedback wie gut man Dich versteht.

Klicke zum Ändern der Geräteeinstellungen auf die 3 Punkte oben (*) und dann auf "Geräte". Hier kannst Du jetzt festlegen, worüber Ton aufgezeichnet werden soll (1) oder wie der Ton ausgegeben werden soll (2). Außerdem kannst Du das Mikrofon unabhängig festlegen und auch testen, ob ein Signal ankommt (3) wenn Du etwas sagst, schlägt der Pegel hier rechts aus. Wenn nichts ankommt, schaue auch, dass das Mikrofon-Symbol nicht durchgestrichen ist (Stummschaltung). Klicke im Fall darauf um die Stummschaltung aufzuheben (geht im laufenden Meeting auch mit der Leertaste).

Unter 4. kannst Du noch die Kamera festlegen. Auch hier kann  es ja sein, dass Du ggf. unterschiedliche Kameras ausgewählt hast. Oben rechts kannst Du auch im laufenden Telefonat die Kamera und das Mikro durch einen Klick auf die großen Symbole steuern (vgl. Bild rechts.). Außerdem kannst Du Dort den Anruf verlassen oder die Besprechung (für alle) beenden.

Wenn Du statt Deiner Kamera Deinen Bildschirm teilen möchtest, klicke oben rechts auf "teilen". Hier kannst DU jetzt einen ganzen Bildschirm oder nur ein Fenster teilen. Außerdem wäre es möglich auch PowerPoint Dateien als Präsentation zu teilen - dazu kannst Du auch den Moderator-Modus verwenden. Du kannst auch Whiteboards dort erstellen um zusammen mit allen Teilnehmenden daran zu arbeiten.

 

Spannende Funktionen für das Telefonat / Meeting

In der Symbolleiste oben kannst Du verschiedene Aktionen durchführen:

Anruffunktionen

  1. Der Besprechungschat ermöglicht einen Austausch auch während des Meetings. Hier können Notizen verfasst werden, Rückfragen gesammelt oder Dateien geteilt werden.
  2. Bei Personen findest Du alle Teilnehmer_Innen und eingeladene Personen. Die Liste ermöglicht Dir auch weitere Personen einzuladen oder zu entlassen. Weiterhin kannst Du als Admin durch einen Klick auf das Mikro-Symbol Personen stumm schalten oder die Stummschaltung aufheben.
  3. Personen können auch die Hand heben - das siehst Du dann in der Personen-Liste (2.) oder am Video des Teilnehmenden. Du kannst in der Personenliste auch die Hand der Person wieder senken.
  4. Reagieren ermöglicht es Teilnehmer_Innen Feedback zu geben im laufenden Telefonat - gerade bei Vorträgen spannend.
  5. Bei Ansicht kannst Du wählen, wie Videos Dir oder allen dargestellt werden.
    1. Galerie ist die klassische Ansicht.
    2. Große Galerie geht nur bei Besprechungen mit vielen Teilnehmenden.
    3. Der Zusammen-Modus simuliert einen Hörsaal - spannend für Fortbildungen.
  6. Räume ermöglichen es Dir die Teilnehmer in Kleingruppen aufzutrennen.
  7. Bei den drei Punkten findest Du noch weitere, spannende Features.
    1. Du kannst die Sitzung aufzeichnen.
    2. Du kannst nochmal Infos zur Sitzung anzeigen lassen (z.B. einen Teilnahmelink)
    3. Du kannst Besprechungsnotizen anfügen.
    4. Bei den Videoeffekten kannst Du den Hintergrund anpassen.
    5. Cooles Feature: Je nach Sprache kannst Du auch Live-Untertitel aktivieren - Teams schreibt dann das Gesprochene Wort mit (Super für Hörgeschädigte oder bei Übersetzungen)
    6. Unter den Einstellungen kannst Du von Gebärdensprache bis zum Abschalten von Chats Feinheiten justieren.

Alle Infos findest Du auch nochmal auf der Microsoft-Support-Seite erklärt.

Demnächst geht es weiter mit  "Mitarbeiter schulen und Fortbilden"

 

Christian HerresChristian hat lange als Berater für Technologie-Firmen und Weingüter an der Mittelmosel gearbeitet, einen Abschluss in Informatik und bereits Teams bei Winestro.Cloud und Organisationen mit hunderten Personen eingeführt . Sein Feld sind Schnittstellen, Marketing, Webshop-Systeme und mobile Geräte. Klingt unser Konzept interessant für Sie? Dann testen Sie uns hier kostenlos und unverbindlich!