Gutscheine im Weingut einfach digital verwalten

Gutscheine sind schnell verkauft – und eine schöne Möglichkeit, neue Kundinnen und Kunden ins Weingut zu bringen. Unübersichtlich wird es oft erst bei der Verwaltung: Welcher Gutschein wurde schon eingelöst, wie hoch ist der Restwert und ist er noch gültig? Mit der überarbeiteten Gutscheinverwaltung in Winestro.Cloud führst Du Wert-, Rabatt- und Webshop-Gutscheine direkt im Programm. In diesem Beitrag zeigen wir, wie das funktioniert und was neu dazugekommen ist.

 

Die klassische Gutscheinliste wird schnell unübersichtlich

Viele Betriebe verwalten Gutscheine noch auf Papier, in einer Excel-Liste oder über handschriftliche Notizen. Solange es nur wenige Gutscheine gibt, funktioniert das meistens noch ganz gut. Spätestens wenn Gutscheine teilweise eingelöst werden, mehrere Personen an der Kasse arbeiten oder Gutscheine zusätzlich im Webshop genutzt werden sollen, wird es schnell aufwendig.

Typische Fragen sind dann:

• Ist dieser Gutschein noch gültig?
• Wie hoch ist der verbleibende Restwert?
• Wurde der Gutschein schon einmal eingelöst?
• In welchem Auftrag wurde er verwendet?
• Darf der Gutschein auch im Webshop genutzt werden?

Genau diese Informationen sollte man eigentlich nicht jedes Mal zusammensuchen müssen.

 

Gutscheine direkt dort verwalten, wo sie auch eingelöst werden

Deshalb gibt es in Winestro.Cloud eine zentrale Gutscheinverwaltung. Gutscheine können direkt im Programm angelegt, gesucht, verkauft und eingelöst werden – sowohl in normalen Aufträgen als auch an der Kasse und im Webshop. Ein Wertgutschein über beispielsweise 50 Euro muss dabei nicht auf einmal verbraucht werden. Kauft der Kunde nur für 30 Euro ein, bleiben die restlichen 20 Euro automatisch unter dem Gutscheincode gespeichert und können später erneut verwendet werden. Damit entfällt das manuelle Nachrechnen auf einer Papierliste. Winestro.Cloud kennt den aktuellen Stand des Gutscheins und führt ihn automatisch weiter.

 

Wertgutschein, Rabattcode oder kostenloser Versand

Mit dem überarbeiteten Gutscheinsystem lassen sich verschiedene Einsatzbereiche direkt abbilden.

• Wertgutscheine für klassische Geschenkgutscheine
• Rabattgutscheine mit festem Euro-Betrag
• Prozentgutscheine für Aktionen und Newsletter
• Versandkostengutscheine für den Webshop

Außerdem kannst Du festlegen, ob ein Gutschein nur für Auftrag und Kasse, für einen bestimmten Webshop oder gleichzeitig in mehreren Bereichen gültig sein soll. Auch Mindestbestellwerte, Ablaufdatum und maximale Anzahl der Nutzungen lassen sich hinterlegen. 

 

Was ist mit dem September-Update neu?

Die Gutscheinverwaltung gab es in Winestro.Cloud bereits vorher. Mit dem September-Update 2026 haben wir sie aber deutlich erweitert. Neu hinzugekommen sind unter anderem die klarere Trennung zwischen Wert- und Rabattgutscheinen, Prozentgutscheine, Versandkostengutscheine, unterschiedliche Gültigkeitsbereiche sowie eine ausführlichere Historie.

Besonders praktisch ist die neue Nachvollziehbarkeit: Winestro.Cloud protokolliert unter anderem das Anlegen, Bearbeiten, Aktivieren und Deaktivieren eines Gutscheins sowie jede Einlösung. Bei einer Einlösung werden zusätzlich Auftrag und eingelöster Betrag gespeichert.  So lässt sich auch Monate später noch nachvollziehen, was mit einem Gutschein passiert ist.

 

Auch für Aktionen und größere Gutscheinserien

Neben einzelnen Geschenkgutscheinen können auch ganze Gutscheinserien erzeugt werden. Benötigst Du beispielsweise 50 individuelle Gutscheine für eine Aktion, kann Winestro.Cloud die Codes gesammelt erzeugen und anschließend exportieren. Für Newsletter oder Webshop-Aktionen kann dagegen ein Rabattcode verwendet werden, der mehrfach einlösbar ist. Damit lassen sich klassische Marketingaktionen ebenfalls direkt über die Gutscheinverwaltung abbilden.

 

Und wie funktioniert das Ganze?

Wenn Du Winestro.Cloud bereits nutzt, kannst Du die Gutscheinverwaltung direkt unter Artikel / Gutscheine öffnen. Alternativ erreichst Du sie auch direkt aus einem Auftrag, aus der Kasse oder über die Webshop-Verwaltung. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung findest Du in unserem Winestro.Wiki: Gutscheine in Winestro.Cloud verwalten Oder Du schaust Dir direkt unser Video zur Gutscheinverwaltung an: Video: Gutscheine in Winestro.Cloud

 

Weniger Listen, mehr Überblick

Am Ende ist die Idee eigentlich einfach: Ein Gutschein sollte nicht noch eine zusätzliche Liste erzeugen, die im Büro gepflegt werden muss. Wenn Verkauf, Restwert, Gültigkeit und Einlösung ohnehin in Winestro.Cloud stattfinden, können diese Informationen auch direkt dort zusammengeführt werden. So weißt Du jederzeit, welcher Gutschein noch offen ist – und die Papierliste kann in der Schublade bleiben.