Mitarbeiter-Chats direkt in Winestro.Cloud
Montagmorgen im Weingut: Der Vertrieb ist bereits unterwegs, während im Büro eine Kundin anruft. Sie möchte wissen, ob ihre Bestellung noch rechtzeitig geliefert wird. Die entscheidende Information hat der Kollege am Freitag per WhatsApp geschickt – zusammen mit einem Foto und einer kurzen Sprachnachricht. Nur leider an das private Smartphone einer Mitarbeiterin, die heute frei hat. Also beginnt die Suche: War die Nachricht im Einzelchat, in der privaten Gruppe oder vielleicht doch per E-Mail gekommen? Liegt das Foto noch auf einem anderen Handy? Und wer kennt eigentlich den aktuellen Stand?Das Problem ist dabei nicht die eine fehlende Nachricht. Das Problem ist, dass betriebliche Informationen an vielen verschiedenen Stellen liegen. Genau hier setzen die neuen Mitarbeiter-Chats in Winestro.Cloud an.
Wenn betriebliche Kommunikation auf privaten Handys landet
WhatsApp ist schnell, bekannt und ohnehin auf fast jedem Smartphone installiert. Deshalb ist es verlockend, auch betriebliche Absprachen darüber zu erledigen. Im Alltag entstehen dadurch aber schnell neue Schwierigkeiten. Der Vertriebsmitarbeiter schickt ein Foto vom Kundenbesuch an die Bürokraft. Eine Kollegin erhält eine Lieferinformation in einem privaten Einzelchat. Eine andere Nachricht landet in einer Gruppe, in der nicht alle zuständigen Personen enthalten sind. Später müssen Bilder, Links und Informationen erneut weitergeleitet werden. So verteilt sich das Wissen des Betriebs auf private Geräte, unterschiedliche Chats und mehrere Kommunikationswege. Typische Folgen sind:
- Wichtige Informationen liegen nur auf einem privaten Smartphone.
- Vertretungen können den bisherigen Austausch nicht nachvollziehen.
- Dateien und Links müssen umständlich zwischen Geräten weitergeleitet werden.
- Berufliche und private Kommunikation vermischen sich.
- Bei einem Gerätewechsel oder Mitarbeiterwechsel fehlen möglicherweise wichtige Informationen.
- Niemand weiß sicher, welche Nachricht oder Datei die aktuelle Version ist.
Aus einer schnellen Nachricht wird damit später oft eine längere Suche.
Kommunikation dort, wo auch gearbeitet wird
Mit den neuen Mitarbeiter-Chats bleibt der Austausch direkt in Winestro.Cloud. Du kannst einzelnen Mitarbeiter_Innen schreiben oder einen gemeinsamen Gruppenchat verwenden. Der Vertrieb kann unterwegs eine Nachricht senden. Die Bürokraft sieht sie direkt am PC. Eine Kollegin kann den gleichen Verlauf später auf dem Tablet öffnen. Alle Beteiligten greifen auf denselben aktuellen Nachrichtenstand zu – unabhängig davon, welches Gerät sie gerade verwenden. Damit bleibt die Kommunikation näher an den betrieblichen Abläufen und muss nicht mehr zwischen privaten Messengern, E-Mails und einzelnen Geräten zusammengesucht werden.
Ein Chat auf Smartphone, Tablet und PC
Die Mitarbeiter-Chats sind nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden. Du kannst sie überall dort verwenden, wo Du auch mit Winestro.Cloud arbeitest:
- am Büro-PC,
- auf dem Laptop unterwegs,
- auf einem Tablet in der Vinothek,
- oder über die Winestro.Cloud App auf dem Smartphone.
Das ist besonders praktisch für Betriebe, in denen Büro, Vertrieb, Vinothek, Keller und Außenbetrieb eng zusammenarbeiten, aber nicht immer am gleichen Ort sind. Mehr über die mobile Nutzung von Winestro.Cloud erfährst Du in unserem Beitrag „APP gehts: Winzer-Software mobil auf dem Smartphone“. Informationen zur Installation und Einrichtung findest Du außerdem im Winestro.Wiki unter Winestro.Cloud als App verwenden.
Kostenlos für alle Winestro.Cloud Accounts
Die Mitarbeiter-Chats stehen kostenlos in allen Winestro.Cloud Accounts zur Verfügung. Es ist kein zusätzliches Chat-Paket notwendig. Damit Nachrichten eindeutig zugeordnet werden können, benötigen die beteiligten Personen jeweils einen eigenen Mitarbeiterzugang. Wie Du Mitarbeiter_Innen anlegst und verwaltest, erklären wir im Winestro.Wiki unter Mitarbeiter verwalten. Eigene Zugänge sind nicht nur für den Chat sinnvoll: Sie ermöglichen klare Zuständigkeiten, individuelle Rechte und eine bessere Zuordnung von Arbeitsschritten im Programm.
So kannst Du starten
Die Mitarbeiter-Chats findest Du in Winestro.Cloud unter: Post → Mitarbeiter-Chats
In der App öffnest Du das Plus-Menü und wählst dort: Plus → Chat
Anschließend kannst Du einen bestehenden Chat öffnen oder über „Neuen Chat starten“ eine Mitarbeiterin, einen Mitarbeiter oder eine passende Gruppe auswählen. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung mit allen Funktionen findest Du in unserem Handbuch: Zu den Mitarbeiter-Chats im Winestro.Wiki