Weinguts-Arbeitsplatz - Ms-Teams III: Struktur
MS-Teams ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Kommunikation und Zusammenarbeit, das Dir dabei hilft, die Menschen Deines Weinguts oder Deiner Weinhandlung in Teams zu verbinden und zu koordinieren. Weiterhin erleichtert es auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Agenturen. Es ist eine spannende Lösung für Betriebe jeder Größe und bietet eine Reihe von Funktionen, die Dir helfen, Dein Weingut effizienter zu machen. Durch die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit kannst Du leichter Ideen austauschen, Dateien bearbeiten, Kampagnen planen und Probleme lösen - und das sogar völlig kostenlos! Daher erklären wir in unserer Blog-Reihe zu MS-Teams aus unserer eigenen Erfahrung, wie Du Teams einrichtest und sinnvoll in Deinem Weingut oder in Deiner Weinhandlung einsetzen kannst.
Die ganze Reihe "Teams in Weingut & Weinhandel"
- Wahl des Paketes und Einrichtung eines kostenlosen oder kostenpflichtigen Teams.
- Einrichten von Benutzern und der ersten Chats.
- Wie Du Dein Weingut in MS-Teams sinnvoll strukturierst.
- Anrufe und Meetings und Termine mit Teams planen
So strukturierst Du Dein Weingut in Teams:
Um Dein Weingut über MS Teams zu strukturieren, empfehlen wir Dir folgendes Best-Practice: Erstelle ein „allgemeines Team“ für alle Mitarbeiter_Innen Deines Weinguts, um allgemeine Informationen und Updates auszutauschen. Es bietet sich an das Standard-Team dazu zu nehmen, was bereits direkt nach Installation links in der Leiste bei „Teams“ auftaucht.
Ein neues Team erstellst Du, wenn Du links im Menü auf „Teams klickst“ ganz links unten auf „Team betreten oder erstellen“. Nach der Erstellung kannst Du über die drei Punkte neben dem Team wieder auswählen, wer alles in das Team kommen soll. Nur Teilnehmer des Teams sehen alle Infos dazu. Jedes Team kann Kanäle haben.
Kanäle erstellen und nutzen:
Erstelle verschiedene Kanäle, je nach Arbeitsbereich und Funktion. Du kannst zum Beispiel einen Kanal für den Weinberg, einen Kanal für die Weinproduktion, einen Kanal für den Verkauf und einen Kanal für das Marketing erstellen. (usw.)
- Um einen Kanal hinzuzufügen, klicke auf die drei Punkte rechts neben dem Team-Namen und gehe auf „Kanal hinzufügen“.
- Du kannst Kanäle auch bei der Erstellung als „Privat“ markieren. Das ist dann so ähnlich wie ein ausgewähltes Team.
Tipp: Untergliedere Dein Unternehmen, aber werde nicht zu fein in der Teilung. Für Bereiche kannst Du auch einfach einen Kanal nutzen. Ein neues Team empfiehlt sich dann, wenn nicht alle aus dem Gesamt-Team alle Infos sehen dürfen/sollen. Z.B. die Buchhaltung oder Personal mit sensiblen Daten sollte eher als Team ausgegliedert werden, das Marketing kann aber auch ein Kanal (siehe unten) sein, damit alle sehen können was so gerade passiert.
Hier ist die Kunst eine gesunde Mitte zu finden. Die meisten Weingüter und Weinhandlungen mit weniger als 10 Personen sollten aber idR. mit ein paar Kanälen im allgemeinen Team und 1-2 zusätzlichen Teams für Buchhaltung etc. auskommen.
Je einfacher die Struktur in Deinem Teams bleibt, desto leichter behältst Du den Überblick und desto einfacher finden sich Deine Mitarbeiter_Innen im Teams ein.
Zusammenarbeit mit Dateien:
Nach dem Anlegen von Kanälen und Chats können alle Teammitglieder Dateien mithilfe von OneDrive for Business freigeben und gemeinsam bearbeiten. Das ist automatisch Bestandteil von Deinem Teams bzw. Deinem Office.
- Die Dateien können direkt in einem Team-Chat geteilt und bearbeitet werden, sodass alle Mitglieder des Teams Zugriff auf die Dateien haben. Dazu findest Du in Deinem Kanal oder Chat oben den Reiter "Dateien".
- Dokumente und Präsentationen können gemeinsam mit anderen im Online-Editor von Microsoft bearbeitet werden, wodurch alle Beteiligten gleichzeitig an der Bearbeitung arbeiten können. Lade dazu einfach eine Datei (per Drag & Drop oder "Neu" vgl. Bild) in den Reiter "Dateien" und klicke darauf.
- Es besteht auch die Möglichkeit, dass jedes Teammitglied eine Kopie der Datei erhält und diese lokal bearbeiten kann. Dazu kannst Du (wenn Du mit der Maus über der Datei bist) auf die drei Punkte gehen und dann auf "Link kopieren" Oder auf "öffnen" und dann "in der App" gehen. Das setzt natürlich voraus, dass die Person ein Office auf dem PC installiert hat.
- Jedes Teammitglied hat außerdem Zugriff auf ein Online-Whiteboard mit integrierter Chatfunktion, sodass man Ideen zusammen besprechen und darstellen kann. Gehen Dazu einfach auf das "+" oben neben Dateien im Chat oder im Kanal und wähle dann "Whiteboard" aus um es für alle anzuheften. Perfekt für Brainstormings oder Ideen Festzuhalten.
Tipp: Über das "+" kannst Du auch weitere, spannende Dinge an jeden Kanal oder Chat anheften. Z.B. das Dokument oder die PowerPoint, an der Ihr gerade arbeitet, eine Webseite, Aufgaben (dazu später mehr) uvm.
Bei der kostenpflichtigen Variante können die Dateien auch direkt mit Deinem PC verbunden werden. Dazu benötigst Du das Programm "OneDrive". Hier kannst Du / ein Team Mitglied sich mit seinen Daten anmelden. Dann erstellt OneDrive einen Ordner auf dem PC des Mitglieds, der sich automatisch mit den Dateien auf Teams synchronisiert. So können auch Dateien vom PC einfach in den Kanal geschoben werden und die Dateien können effizient bearbeitet werden. Das geht aber auch alles per Drag&Drop direkt über Teams. Hier findest Du wieder eine kleine Video-Anleitung zu den Dateien.
Tipp: Die große Stärke von Teams ist das gemeinsame Arbeiten an Dateien. Am Anfang ist das noch etwas steif, weil Du vielleicht gewohnt bist, dass Du jemanden aus Deinem Team eine Datei per Mail sendest und diese Person Dir eine Überarbeitung schickt. (Oder sie sogar druckst....)
In Teams sollte das anders laufen: Lege die Datei in einen Kanal (per Drag & Drop oder über "Neu" s.o.) und sende den Link / die Info per Chat an ein Teammitglied. Jetzt könnt Ihr sogar zusammen online am Dokument / Excel / Powerpoint arbeiten und das Zusammenführen bzw. das Hin- und Hergeschicke entfällt. Wenn ihr Euch das in Eurem Betrieb angewöhnt, werdet ihr unglaublich viel Zeit sparen und einfach bessere Ergebnisse liefern. Im online-Editor könnt Ihr Kommentare hinterlassen und parallel Chatten / dabei Telefonieren.
Zusammenarbeit mit externen Personen:
Viele Agenturen, Steuerberater, IT-Betreuer nutzen und schätzen Teams. Es kann sehr hilfreich sein ein gemeinsames Team zu erstellen und auch Externe dorthin einzuladen. So kann die Vertriebs-Agentur viel einfacher mit Euch kommunizieren und alles ist beisammen. Gleichzeitig habt ihr auch einen sicheren Punkt zu Dateiablage, Überarbeitung und zum Feedback.
Hier geht es weiter mit "Videoanrufe, Konferenzen und Live-Ereignisse mit Teams durchführen."
Christian hat lange als Berater für Technologie-Firmen und Weingüter an der Mittelmosel gearbeitet, einen Abschluss in Informatik und bereits Teams bei Winestro.Cloud und Organisationen mit hunderten Personen eingeführt . Sein Feld sind Schnittstellen, Marketing, Webshop-Systeme und mobile Geräte. Klingt unser Konzept interessant für Sie? Dann testen Sie uns hier kostenlos und unverbindlich!