Stripe automatisiert ausziffern - Weingut am Nil

Digitale Zahlungsmethoden gehören mittlerweile zu unserem Alltag und sind in Handel, Webshop, aber auch der kleinen Vinothek nicht mehr wegzudenken. Beispiele für diese Zahlungsmethoden sind z.B. Paypal, SumUp, Klarna, aber auch Stripe, auf welches sich dieser Artikel weitgehend beziehen soll.
Stripe ist eine Zahlungsmethode, die Du im Webshop, aber auch auf Deiner Liefertour und im stationären Handel einsetzen kannst. Dabei ist die Anwendung gewissermaßen ein Vermittler zwischen Dir (bzw. Winestro) und den verschiedenen Zahlungsarten (bzw. deren Anbietern). Damit bleiben Deine Abläufe im Verkaufsprozess immer gleich, egal ob der Kunde per EC-Karte, Kreditkarte, Paypal o.Ä. zahlt. Dies vereinfacht die lästige Nacharbeit enorm, wie das folgende Praxisbeispiel zeigen soll:

Das Weingut am Nil

Das Weingut am Nil verbindet Weinbau und Gästeangebot gleichermaßen: Auf einer bedeutenden Rebfläche, u. a. in Spitzenlagen wie dem „Kallstadter Saumagen“ oder „Ungsteiner Herrenberg“ entstehen charaktervolle Weine.
Ergänzend dazu betreibt das Gut ein Gästehaus mit etwa 15 Zimmern, einen Gutsausschank („Wein & Gutes“) sowie Veranstaltungs- und Tagungsräume — damit entsteht ein integriertes Konzept von Weinproduktion, Genuss und Beherbergung unter einem Dach.

Bei der Konzeption der Gastronomie war damit sofort klar, dass es für die Gastro keine "Insellösung" geben darf. Die Winestro Kasse bietet hier - nicht nur für die Vinothek - sondern auch für die Gastro im SB Betrieb eine sehr gute Lösung - samt "Abarbeitungslisten" für Theke und Küche. Beim Thema Bezahlung fiel die Wahl auf Stripe, da sich die Terminals leicht in Winestro integrieren lassen und technisch in der Lage sind, Transaktionscodes (die im Folgenden noch wichtig werden) an Winestro zu übermitteln. Bargeld sucht man in diesem Restaurant übrigens vergebens. 
 

TWS - Steuerberaterungsgesellschaft mbH

Die TWS Steuerberatungsgesellschaft mbH m betreut mittelgroße Gewerbebetriebe, Selbstständige aus den Bereichen Handwerk, Land- und Forstwirtschaft und Privatpersonen an fünf Standorten mit einem klaren Fokus auf individuelle und strategische Steuerberatung.
Die Kanzlei legt großen Wert auf Effizienz, Qualität und langfristige Partnerschaften mit ihren Mandanten -durch Lösungen, die nicht nur aktuelle Anforderungen abdecken, sondern auch zukunftsorientiert sind.
Die TWS ist auch der Partner des Weingut am Nil in Sachen Buchhaltung und Steuererklärung. 

Problemstellung

Bei jeder Bezahlung im Restaurant wird über die Winestro Kasse ein Kassenbeleg erzeugt. Dieser ist für das Weingut natürlich ein Umsatz, der per DATEV Schnittstelle an das Steuerbüro übergeben werden soll. Parallel dazu gelangt der zugehörige Geldeingang zusammen mit vielen weiteren per Sammelüberweisung von Stripe an das Weingut. Stripe zieht dabei direkt seine Gebühren ab, die je nach verwendeter Zahlungsart des Kunden variieren.. Für die Steuerberatung ergibt sich dadurch ein immenser Kontrollaufwand um nachzuhalten, ob die Überweisungen von Stripe vollständig und korrekt ausgeführt wurden.
Für dieses manuelle "Ausziffern" kann ungefähr 1min Arbeitszeit pro Transaktion veranschlagt werden.
Daraus resultiert bei mehreren tausend Bewegungen in der Gastro ein nicht zu leistender Arbeitsaufwand. 

Darüber hinaus werden in der Gastronomie Trinkgelder gegeben, die den Mitarbeitenden zugutekommen sollen. Die genaue Höhe dieser Beträge lässt sich manuell jedoch ebenfalls nur schwer ermitteln.

Unsere Lösung

Da jede Zahlung im Shop oder per Stripe Terminal eine eindeutige Nummer (Payment Intent) erhält, können wir den oben beschriebenen Aufwand auf Null reduzieren.
Alles was dazu notwendig ist, ist das das Weingut bei Winestro einen (beschränkten) API-Code von Stripe hinterlegt. Winestro ruft dann die Umsätze des Stripe Kontos ab und kennt nun jede Bewegung innerhalb von Stripe und die damit verbundenen Gebühren. Da die Payment Intent eine Zuordnung zur Rechnungsnummer innerhalb Winestros ermöglicht, können wir passende Buchungsdateien auf Knopfdruck bereitstellen.

Ein Beispiel mit nur zwei Rechnungen (die Werte sind frei erfunden):
Der Kunde 12345 isst und trinkt für 50€ im Restaurant. Er zahlt die Rechnung 101 und gibt 20% Trinkgeld - also 60€.
Ein anderer Kunde 54321 isst und trinkt für 55€ im Restaurant. Er zahlt die Rechnung 102 und gibt 5€ Trinkgeld - zahlt also auch 60€. Stripe überweist dem Weingut nun 116,88€.
Es ist nun nahezu unmöglich, allein auf Grundlage der Überweisung eine korrekte buchhalterische Zuordnung vorzunehmen.

Da Winestro aber alle Bausteine zusammenführen kann, geben wir eine fertige Buchungdatei aus.
Dabei wird die Rechnung 101 mit 50€ im Debitor zunächst komplett ausgeglichen.
Die 10€ Trinkgeld landen auf einem gesonderten Trinkgeldkonto und die von Stripe einbehaltenen 2,44€ werden auf ein Gebührenkonto gebucht. 

Für die Rechnung 102 geht das analog: 
Der Debitor wird mit 55€ ausgeglichen und damit die Rechnung 102 als bezahlt markiert. 
Dann werden 5€ auf ein Trinkgeldkonto gebucht und abschließend 0,68 € auf das Gebührenkonto.

Nach dem Import der Buchungsdatei kann das Steuerbüro sofort sagen, ob die Überweisung von Stripe korrekt war, wie hoch die Gebühren ausgefallen sind und kann dem Weingut somit mitteilen, wie viel Trinkgeld unter den Mitarbeitenden zu verteilen ist. 

Im Fall von TWS und dem Weingut am Nil konnten mit dieser Buchungsdatei ca. 20 Arbeitstunden je Monat eingespart werden.

Gerne beraten und unterstützen wir auch Dich bei der Einrichtung und Integration von Stripe in Winestro.cloud.
Egal ob Steuerberater, Weinhändler oder Winzer - melde Dich bei Interesse gern per Mail an info@winestro.cloud.