Bereit für die E-Rechnungs-Pflicht 2027?

„Bitte senden Sie uns die Rechnung als E-Rechnung.“ Vielleicht ist diese Nachricht auch bei Dir schon im Postfach gelandet. Der Wein ist geliefert, die Rechnung geschrieben – und plötzlich geht es um Dateiformate, fehlende Angaben oder die Frage, ob das verschickte PDF bereits ausreicht. Mit dem Jahreswechsel 2027 wird die E-Rechnung für weitere Weingüter und Weinhandlungen verbindlich. Andere haben noch bis Ende 2027 Zeit. In Winestro.Cloud kannst Du E-Rechnungen schon seit Januar 2025 erstellen. Wir haben die Funktionen früh eingeführt, damit Du die Übergangszeit für die Vorbereitung nutzen kannst. Jetzt ist ein guter Moment, Deine Daten und die ersten Abläufe in Ruhe zu prüfen.

 

1. Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einer festgelegten, maschinenlesbaren Struktur. Das Buchhaltungsprogramm Deines Kunden kann diese Angaben direkt übernehmen. Ein gewöhnliches PDF oder ein Scan erfüllt diese Anforderung allein noch nicht. Bei XRechnung werden die Angaben als XML-Datei übermittelt. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Deshalb kann ein ZUGFeRD-PDF auf den ersten Blick wie Deine bisherige Rechnung aussehen und gleichzeitig die E-Rechnungsdaten enthalten. Die Grundlagen findest Du in unserem Handbuch zur E-Rechnung. Wie wir die Einführung vorbereitet haben, kannst Du im E-Rechnungs-Beitrag vom Januar 2025 nachlesen. Für die anstehenden Fristen gilt die folgende aktuelle Einordnung.

 

2. E-Rechnungspflicht 2027: Trifft sie Dein Weingut?

Die hier beschriebenen Fristen betreffen grundsätzlich Rechnungen über inländische Umsätze zwischen Unternehmen, etwa Deine Weinlieferung an einen deutschen Weinhandel oder Gastronomiebetrieb. Für 2027 ist der Gesamtumsatz Deines Unternehmens im Jahr 2026 entscheidend.

 

 

Ausnahmen bleiben bestehen: Private Endkunden fallen nicht unter diese B2B-Pflicht. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen über Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Ein kleiner Betrieb ist allerdings nicht automatisch Kleinunternehmer im steuerlichen Sinn. Während der Übergangsregelung ist ein einfaches PDF weiterhin nur mit Zustimmung des Empfängers möglich. Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es eine gesonderte Übergangsregelung bis Ende 2027. Bei öffentlichen Auftraggebern sind zusätzliche Vorgaben zu beachten. Welche Einordnung für Deinen Betrieb gilt, kannst Du mit Deiner Steuerberatung klären.

 

Warum Du auch mit längerer Frist jetzt starten solltest

Im Tagesgeschäft kann die Händleranfrage früher kommen als Deine gesetzliche Pflicht. Viele unserer Weingüter werden bereits aktiv um E-Rechnungen gebeten. Gerade im großen Lebensmitteleinzelhandel gehören strukturierte Rechnungsdaten zunehmend zu den Anforderungen der Geschäftspartner. Wer solche Kunden beliefert, sollte das Thema deshalb jetzt mit ihnen abstimmen. Frage nach dem gewünschten Format, dem Übermittlungsweg und zusätzlichen Referenzen. Mit einem frühen Probelauf lassen sich Rückfragen klären, bevor mehrere Rechnungen auf ihre Verarbeitung warten. Gleichzeitig wird der Rechnungseingang einfacher, wenn Daten direkt übernommen werden können.

 

3. Was geht in Winestro.Cloud bereits?

Die wesentlichen Schritte sind schon im Programm vorhanden. Du kannst Deine Rechnungsabläufe dort vorbereiten, wo Du auch Kunden, Aufträge und Ausgaben verwaltest:

• Ausstellen: Mit aktivierter E-Rechnungsoption im passenden Auftrag erhältst Du ein ZUGFeRD-PDF und kannst den XML-Anteil separat abrufen. Auch Gutschriften und Stornos werden als E-Belege unterstützt.
• Prüfen und versenden: Die Dokumente und Hinweise findest Du im Auftrag. Nach der Prüfung kannst Du das passende Dokument herunterladen oder direkt per E-Mail aus Winestro.Cloud versenden.
• Annehmen und auslesen: In der Ausgabenverwaltung kannst Du eingehende XRechnungen, UBL- und ZUGFeRD-Belege hochladen. Bei erfolgreicher Verarbeitung werden Rechnungsdaten übernommen und eine lesbare Darstellung bereitgestellt.
• Wiederfinden und nachvollziehen: Ausgangsbelege stehen beim Auftrag zur Verfügung, eingehende E-Rechnungen bei der Ausgabe. Dort lassen sich die gespeicherten Originaldaten wieder aufrufen und herunterladen.

Die einzelnen Schritte erläutert die Anleitung zur Ausgabenverwaltung.

 

4. Nutze die Zeit für einen überschaubaren Datencheck

Ein Mensch kann eine fehlende Angabe manchmal aus dem Zusammenhang ergänzen. Das Programm Deines Rechnungsempfängers braucht sie im richtigen Datenfeld. Darum lohnt sich die Vorbereitung gerade bei Kunden, die regelmäßig bei Dir bestellen.

1. Mit aktiven Firmenkunden anfangen. Grenze Deine Auswahl über die Kundenselektion auf Firmenkunden ein, die beispielsweise in den letzten zwei bis drei Jahren gekauft haben. Prüfe für die von Winestro unterstützten Fälle auch umsatzsteuerbefreite Auslandskunden. So arbeitest Du zuerst an den Kontakten, die Du tatsächlich benötigst.
2. Stammdaten vervollständigen. Kontrolliere Firmierung, Anschrift, Land und E-Mail-Adresse. Ergänze Namen und Ansprechpartner passend zum Kunden und prüfe auch Deine eigenen Kontakt- und Steuerangaben. Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen sind insbesondere Deine und die Umsatzsteuer-ID des Kunden zu kontrollieren. Welche Angaben fehlen, zeigen Dir die Hinweise zum jeweiligen Auftrag.
3. Rabatte und Zahlungsart prüfen. Hinterlege einen nachvollziehbaren Rabattgrund und nutze bevorzugt die vorgesehenen Positions- oder Gesamtrabatte. Bei Lastschrift müssen insbesondere die Angaben zur belasteten Bankverbindung und zu Deiner Gläubiger-ID passen.
4. Großkunden gezielt durchgehen. Kläre geforderte GLN, Liefer- und Rechnungsadressen sowie weitere Referenzen. Trage Kennungen in die dafür vorgesehenen Felder ein. Eine GLN im Firmennamen oder in einer Freitextzeile ersetzt das strukturierte Feld nicht. Prüfe bei Bedarf auch Deine eigene GLN.
5. Einen typischen Fall durchspielen. Prüfe einen konkreten Auftrag samt Dokumenten und Hinweisen. Nach Änderungen an Stammdaten aktualisierst Du zuerst den Auftrag und danach den Beleg. Stimme einen Probelauf mit dem Empfänger ab, bevor Du den Ablauf für weitere Rechnungen übernimmst.

Die detaillierten Selektionsschritte und Sonderfälle stehen im Handbuch zur Vorbereitung Deines Datenbestands. Arbeite die Prüfung lieber in kleinen Etappen ab. Ein vollständig vorbereiteter Stammkunde ist ein guter Anfang.

 

5. Wovor Du keine Angst haben musst

 

Brauche ich ein weiteres Programm?

Zum Erstellen der E-Rechnungen brauchst Du neben Winestro.Cloud kein externes Rechnungsprogramm. Du kannst den vorhandenen Ablauf nutzen und die fehlenden Angaben direkt im Programm ergänzen.

 

Muss ich ein spezielles E-Rechnungs-Postfach einrichten?

Ein normales E-Mail-Postfach reicht für den Empfang aus. Eine eigene Rechnungsadresse kann die interne Organisation erleichtern. Einzelne Kunden oder Behörden können allerdings einen bestimmten Übermittlungsweg vorgeben.

 

Muss ich XML verstehen – und immer zwei Dateien verschicken?

Du musst XML nicht selbst lesen oder bearbeiten. Ein korrektes ZUGFeRD-PDF enthält die strukturierten Daten bereits. Verlangt Dein Kunde ausdrücklich XML, kannst Du diesen Anteil separat auswählen. Bei Beanstandungen des PDF-Formats durch einzelne LEH-Empfänger kann die separate XML-Datei ebenfalls der passende Weg sein. Beachte dazu die Hinweise im Handbuch und die Vorgaben des Empfängers.

 

Braucht jeder Firmenkunde eine Leitweg-ID?

Für Rechnungen zwischen Unternehmen ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Relevant wird sie insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern. Diese teilen Dir die benötigte Kennung mit.

 

Genügt ein Ausdruck für die Ablage?

Bewahre die elektronische E-Rechnung auf. Ein Ausdruck ersetzt den strukturierten Originaldatensatz nicht. Lege im Team fest, wer eingehende Rechnungen übernimmt, prüft und ablegt.

 

6. Eine Rechnung wird beanstandet? Wir helfen Dir weiter.

Auch bei guter Vorbereitung kann ein Empfänger einen Beleg zurückweisen. Ursache kann eine fehlende Angabe, eine besondere Kundenanforderung oder ein technisches Problem sein. Das lässt sich am konkreten Fall klären. Prüfe zuerst Deine Daten und die Hinweise im Auftrag. Hast Du etwas ergänzt, aktualisiere Auftrag und Beleg und kontrolliere das Ergebnis vor dem erneuten Versand. Bleibt die Beanstandung bestehen, eröffne ein Ticket mit:

• der Auftrags- und Rechnungsnummer,
• der vollständigen Fehlermeldung und möglichst dem Prüf- oder Fehlerprotokoll des Empfängers,
• der Angabe, ob Du ZUGFeRD-PDF oder XML übermittelt hast und an wen,
• einer kurzen Beschreibung dessen, was Du bereits geprüft oder geändert hast.

Bitte fordere ein Prüfprotokoll an, wenn Du bisher nur die Rückmeldung „Rechnung ungültig“ bekommen hast. Mit der konkreten Meldung können wir gezielter helfen. Das gilt auch für eingehende E-Rechnungen, die sich nicht wie erwartet verarbeiten lassen.

 

Zurück zur Händleranfrage vom Anfang: Wenn die Daten gepflegt und Format und Versandweg geklärt sind, wird daraus ein vertrauter Arbeitsschritt. Nimm Dir jetzt Deinen ersten regelmäßig bestellenden Firmenkunden vor. Prüfe die Angaben und den Beleg – und nutze die verbleibende Zeit, um aus dem ersten Probelauf einen sicheren Ablauf zu machen.