Wein-Touren optimal im Weingut planen und durchführen
Die Weinauslieferungs-Tour ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit direkt vermarktender Winzerinnen und Winzer. Der persönliche Kontakt zum Kunden vor Ort ist unersetzbar. Daher sollte eine Tour nicht nur dazu genutzt werden, den Kundinnen und Kunden Wein ohne teure Portokosten zu liefern, sondern auch um persönliche Kontakte zu intensivieren und - idealerweise – neue aufzubauen. Wir von Winestro.Cloud haben Euch ein paar Ideen zusammengefasst, wie eine optimale Weinauslieferungs-Tour mit Hilfe unserer Tourenplanung aussehen könnte.
1. Touren rechtzeitig ankündigen
Touren rechtzeitig per Newsletter oder Briefanschreiben anzukündigen ist ein absolutes Muss und wird auch in der Regel von allen Weingütern eingehalten. Nutze dazu unser Selektions-Werkzeug und schreibe gezielt alle Kundinnen und Kunden um bestehende Stopps an. Je nach Kundenstamm kann es sehr hilfreich sein, die Tour schon langfristig anzukündigen und mit einer Art "Countdown" die Kundinnen und Kunden vor der Tour zwei bis drei Mal anzuschreiben.
Hast Du auch eine Facebook- oder Instagram-Seite? Dann kündige die Tour auch auf Social-Media an und fordere Deine Follower_Innen auf, den Beitrag zu teilen oder zu liken. Dann sehen die Ankündigung auch Follower_Innen von Deinen Kundinnen und Kunden und diese wohnen oftmals in der Nähe - eine gute Gelegenheit für die Neukunden-Akquise. Lies dazu auch unseren Blogeintrag zum Thema Facebook Seiten für Winzerinnen und Winzer - was sich auch gut auf Instagram & Co. übertragen lässt.
2. Rabatte anbieten
Viele Weingüter bieten bei Touren ab einer gewissen Bestellmenge einen Rabatt an – das ist ein Klassiker. Was aber, wenn die Tour schon geplant ist, Du aber noch etwas Platz im Lieferwagen hast?
- Schreibe die Kundinnen und Kunden im Umkreis Deiner Tour kurzfristig erneut an und biete einen Rabatt auch bei geringeren Bestellmengen an. Erstelle dafür in Winestro.Cloud eine Selektion, die Dir die Kundinnen und Kunden in einem PLZ Bereich ausgibt, die noch nicht Teil der Tourengruppe sind. Schreibe diese danach mit einer personalisierten Mail an und biete einen besonderen Rabatt bei einer Bestellung innerhalb 1 Woche.
- Du besitzt bereits einen Webshop von Winestro.Cloud? Dann schicke Deinen Kundinnen und Kunden in der Mail einen persönlichen Gutscheincode, den sie bei einer Webshop-Bestellung eintragen können. Solche direkten Ansprachen und Angebote haben in der Regel einen höheren Erfolg. (Mehr Tipps in Sachen Webshop findest Du hier.)
3. Effizient packen und laden
Mit Winestro.Cloud hast Du mehrere Möglichkeiten Deine Ware und Dein Fahrzeug so zu packen, dass das Ausladen bei Deinen Kundinnen und Kunden zum Kinderspiel wird. So sparst Zeit und Nerven, die Du wahrscheinlich lieber in die tollen Gespräche mit Deinen Kundinnen und Kunden investierst.
In jeder Tour kannst Du mit nur einem Klick Ladelisten erstellen. Die Tourenplanung bietet Dir zwei Packlisten an: Eine, um Dein Auto in der richtigen Reihenfolge zu packen und eine, um die Stopps richtig anzufahren. Lädst Du die Ware als erstes ein, welche als letztes ausgeladen wird, kommst Du beim ersten Stopp direkt an die Ware, die Du als letztes eingeladen hast.
Darüber hinaus kannst Du Kartonaufkleber/Etiketten erstellen und so die einzelnen Kartons labeln. Das kann Dir zum einen helfen auf einen Blick zu sehen, welche Ware sich im Karton verbirgt aber auch, an wen welche Karton geht.
Das geht sogar so weit, dass Winestro.Cloud differenzieren kann, wenn mehrere Personen Rechnungen für einzelne Weinbestellungen erhalten, diese aber alle zusammen an einer Sammeladresse ausgeliefert werden.
4. Route optimieren lassen
Ab dem Komplett-Paket bieten wir eine neue Routenoptimierung an. Du kannst Dir Touren mit bis zu 100 Stopps direkt in Winestro.Cloud, ohne lästige Zwischenschritte, optimieren lassen. So sparst Du Zeit, Kosten und schonst auch die Umwelt. Folgende Punkte werden dabei unterstützt:
- Finden der optimalen Route
- Angabe von Verweildauern
- Angabe von Ruhe- und Fahrzeiten
- Setzen von kalkulierter Startzeit und Tagesendzielen
- Errechnung / Hinterlegung von erwarteten Ankunftszeiten
- Automatische E-Mail Benachrichtigung über die erwartete Ankunftszeit bei den Kundinnen und Kunden
Mit nur einem Klick kannst Du dann alle Rechnungen der Tour erstellen und auf Wunsch gleich ausdrucken und zusammen mit der Kontaktliste mitnehmen.
5. NEU: Der Anfahrtsplan
Seit dem letzten Update siehst Du auch schnell alle Stopps der Route auf einen Blick und kannst auch die Fahrtwege zur besseren Orientierung direkt auf der Karte im Programm anschauen. Das hilft Dir, die Tour nochmal zu gestalten und die Fahrt besser abschätzen zu können.
6. Stopps direkt aufs Handy
Die optimierten Stopps kannst Du mit unserer mobilen Version einfach anzeigen (einfach mit dem Handy auf www.winestro.cloud gehen / auf "mobile Version" klicken und dann mit Deinen Zugangsdaten einloggen). Du kannst den Stopp direkt an das Navigationssystem Deiner Wahl (z.B. Google Maps) auf Deinem Smartphone übergeben und angefahrene Stopps abhaken. So hast Du die ganze Liefer-Tour immer im Blick und siehst auch gleich nochmal die bestellten Weine samt Belegen, ohne Dich nochmal durch Papier wühlen zu müssen.
Ab Herbst 2025 wird das noch einfacher über unsere mobile APP möglich sein.
7. Kunden per E-Mail über Ankunftszeit informieren
In Winestro.Cloud kannst Du aus einer Ladeliste / Tour heraus direkt eine E-Mail erzeugen. Dabei berechnet das Programm auf Grundlage Deiner eingegebenen Rahmendaten und der optimierten Route samt Abfahrtszeit die voraussichtliche Ankunft bei Deinen Kundinnen und Kunden. So kann der Kunde entspannt auf Dich warten und eine diffuse Ungewissheit entfällt. Für Dich bedeutet das im Schnitt eine schnellere Abladezeit und einen zufriedeneren Kunden. Falls es außerplanmäßige Abweichungen gibt, hast Du Winestro.Cloud dank Cloud-Software immer mit dabei und kannst so kurz eine Telefonnummer raussuchen oder eine E-Mail schreiben.
8. Kundennotizen direkt vor Ort erfassen
Trage Notizen nicht erst nach der Tour in Winestro.Cloud ein, sondern erledige das direkt vor Ort. Nutze dazu Winestro.Cloud auf einem Tablet mit mobilem Internet oder erstelle einen Internetzugang für Deinen Laptop mit einem UMTS-Stick oder ganz einfach mit Deinem Smartphone. So vergisst Du keine wichtigen Informationen zu Deinen Kundinnen und Kunden. Die Kundinnen und Kunde bestellen direkt an der Tür weiteren Wein oder möchte ihre Bestellung abändern? Auch hier kannst Du auf dem Tablett den Auftrag direkt verarbeiten und so den Bestellprozess schon im Weingut auslösen, während Du noch unterwegs bist.
9. Rechnungen vor Ort schreiben
Für viele Winzerinnen und Winzer ist die Masse an Rechnungen auf Touren ein Problem. Oft ändern sich im Nachhinein noch Bestellungen: Es kommen Weine hinzu, werden umgetauscht oder Bestellungen werden storniert. Vorgedruckte Rechnungen sind da ein Graus.
Die Lösung: Dein Laptop oder Tablet mit einem mobilen Drucker. Diese mobilen Drucker gibt es schon ab rund 200€. Sie können per Bluetooth angesteuert werden und mit Deinem Laptop kannst Du die Belege noch im Lieferwagen frisch ausdrucken. Das spart der Umwelt Papier und Dir viel Vorbereitungszeit und Nerven. Oder warum überhaupt ausdrucken? Schicke den Kundinnen und Kunden die Rechnung gleich per E-Mail direkt nach Abliefern der Ware. So kannst Du für spätere Newsletter gleich nach der E-Mail-Adresse fragen - zwei Fliegen mit einer Klappe. Auch ein mobiles Kartenterminal kann Dir vor Ort das Hantieren mit Bargeld ersparen. Muss die Zahlart deswegen mal geändert werden, kannst Du dank Cloud-Software den Auftrag jeder Zeit aktualisieren und dank mobilem Drucker die korrekte Rechnung ausdrucken.
10. Eindruck hinterlassen
Die Kundinnen und Kunden freuen sich in der Regel auf ihre Bestellung schon lange im Voraus: Mache Deinen Kundinnen und Kunden das Auspacken daher zu einem Erlebnis - und nicht zu einer schnöden Warenannahme!
Du kannst dazu der Lieferung ein tolles Anschreiben mit einer aktuellen hochwertig aufgemachten Weinkarte beilegen oder Du schenkst Deinen Kundinnen und Kunden eine unerwartete Kleinigkeit, die für Dich nur einen geringen finanzielle Mehraufwand darstellt. Ein kulinarisches Mitbringsel aus Deiner Region, ein kleines Schnapsfläschchen aus der eigenen Produktion oder vielleicht sogar eine Kooperation mit einem anderen Betrieb, welcher mit einem kleinen Präsent aus sich aufmerksam machen möchte. Möglichkeiten gibt es genug, Du musst Dir nur die Zeit nehmen und etwas kreativ werden.
Falls Du noch Fragen rund um die Bedienung unseres Touren-Moduls hast, kannst Du Dir dieses Video anschauen: