Checkliste zur Weinbau-Software Umstellung
Das Ende des Rumpfwirtschaftsjahres steht bevor und bei vielen Weingütern ist einfach gerade die Zeit sich um die inneren Abläufe des Betriebs zu kümmern. Aber der Umstieg auf eine neue Software ist nicht von heute auf morgen zu erledigen und viele Weingüter scheuen den Sprung auf etwas Neues, da Konsequenzen und Ablauf schnell unübersichtlich werden. Deshalb geben wir Euch mit unsere Checkliste praktische Tipps, damit die Einführung einer neuen Software in Eurem Weingut möglichst schnell und reibungslos verläuft.
Alles Wichtige auf einen Blick
Ein gutes Management mit guter Vorbereitung ist das A und O bei der Einführung einer neuen Software! Konzentriere Dich daher vor allem immer auf die kritischen Faktoren Kosten, Qualität und vor allem den Zeitrahmen:
- Die Einführung einer Weinbau-Software ist Chefsache!
- Die Einführung macht aus Sicht Ihrer Kunden Sinn weil...
- ... zu diesen danach ein besserer und schnellerer Kontakt besteht.
- ... Sie einfacher mit Ihnen kommunizieren können (automatische E-Mails, Webshops etc.).
- ... besser auf ihre Vorlieben eingegangen werden kann.
- ... Sie mehr Informationen zu Ihren Kunden erhalten und diese besser bedienen können.
- Die Einführung eines neuen Systems hängt wesentlich davon ab, wie Sie den Prozess Ihren Mitarbeitern kommunizieren:
- Ihre Mitarbeiter werden frühzeitig eingebunden und informiert.
- In kritischen Phasen wird Loyalität demonstriert, um Mitarbeiter zu motivieren.
- Wurde bei der Lösung sorgfältig ausgewählt?
- Die Software ist flexibel anpassbar und besteht aus wählbaren Paketen.
- Die Bedienung ist intuitiv und gut erklärt.
- Die Software kann leicht in das Tagesgeschäft eingebunden werden.
- Die Software besitzt Schnittstellen zu anderer Software in Ihrem Weingut (Bank, FiBu, Excel, Word etc...).
- Die Software genau geplant und schrittweise eingeführt (s.u.).
Anpassung der Software an Ihren Betrieb
Jedes Weingut hat eigene Anforderungen. So müssen Sie auch Ihre Weinbau-Software den Bedürfnissen Ihres Betriebes passen:
- Gibt es ein gutes Ideenmanagement (Forum / Ticketsystem etc..)?
- Gibt es regelmäßige Updates oder Einschränkungen bei diesen?
- Hast Du Deine Anforderungen einmal schriftlich fixiert und sind diese vollständig klar?
- Hast Du die Software ausführlich mit allen Anpassungen getestet?
- Können steigende Anforderungen abgebildet werden?
- Sonderwünsche zum Beispiel aus dem Keller?
- Zubuchung von neuen Paketen?
- Sind mehrere Arbeitsplätze ggf. möglich?
- ....
Einführung der Software
Für die erfolgreiche Einführung einer neuen Software ist eine gute Planung unerlässlich: Wichtig ist hierbei, dass alle Mitarbeiter und ggf. Familienmitglieder in diesen Prozess eingebunden werden. Sie dürfen die Einführung nicht als Bevormundung oder gar Bedrohung empfinden, was leider oft der Fall ist. Bei einer Umstellung werden Prozesse offen gelegt und Menschen müssen diese teilen, die diese gerne selbst unter Kontrolle behalten möchten (meist aus Angst etwas falsch zu machen) und ihre Stellung im Unternehmen damit festigen (Wertschätzung / Ansehen / Autorität). Hilf Deinen Schlüssel-Mitarbeiter_Innen dabei eine grundlegend positive Einstellung zu entwickeln. Dazu gehört eine positive Kommunikation innerhalb des Weinguts.
- Definiert gemeinsam Ziele für die neue Software und priorisiert die Umstellung hoch ein.
- Formuliere zusammen mit Deinen Mitarbeiter_Innen (am besten schriftlich) klar die Erwartungen.
- Es gibt eine_n Verantwortliche_n für die Umstellung. (Bei größeren Betrieben ein Team!)
- Wer ist für welche Teilaufgaben verantwortlich?
- Test der Software.
- Organisation von Schulungen.
- Einrichtung der grundlegenden Einstellungen.
- Organisation / Bereitstellung von Datenübernahmen bzw. Datenexporten.
- Test von Schnittstellen.
- .....
- Die Lösung wird schrittweise eingeführt:
- Die neue Lösung wurde ausgiebig getestet.
- Chef(s) und Mitarbeiter(innen) wurden geschult.
- Es besteht Zeit zur Einarbeitung mit einer "Demo"-Version.
- Es gibt einen klaren, ohne Stress erreichbaren Umstellungs-Termin.
- Unterteile große Brocken in Teilschritte (z.B. eine Zulassung der Software kann immer auch später erfolgen und macht eine Hürde unter Umständen für die Mitarbeiter_Innen nur höher)
Sieh die Umstellung als Langlauf und vermeide eine Fixierung auf die Zielgerade: Ein häufiger Fehler ist, dass Unternehmen sich zu sehr auf das konzentrieren was evtl. (noch) nicht geht, dabei aber die vielen Vorteile einer Umstellung übersehen bzw. diese in den Hintergrund rücken. Eine Lösung, die 100% zum Unternehmen passt kann es (aus vielen ökonomischen Gründen) ja nie geben - das ist allen Beteiligten klar. Oft passen 95% und 3% findet man in gemeinsamer Arbeit schnell. Visualisiere Dir (und ggf. Deinem Team) während des "Laufs" immer wieder von wie viel Prozent der Effektivität Ihr gerade kommt und welche Vorteile Euch das Erreichen der Ziele bringen wird! Lebe einen positiven Blick vor.
Probleme und Risiken frühzeitig erkennen
Überprüfen Sie die neue (aber auch Ihre ggf. bestehende Softwarelösung) auf Risiken und Fallstricke, damit Sie gegen diese frühzeitig gegensteuern können. Folgende Risiken könnten problematisch sein:
- Ist die Technologie sicher?
- Datensicherungen können in separaten Brandschutzabschnitt angelegt werden.
- Neue Arbeitsplätze können bei Verlust (Ausfall, Feuer, Blitzschlag) schnell bereitgestellt werden.
- Entwickelt sich die Software für Ihr Weingut weiter, oder landen Sie bald in einer Sackgasse?
- Die Software basiert auf zukunftsträchtigen Technologien.
- Erfolgt eine Software-Umstellung zeitnah, oder gibt es ein Ausfall-Risiko?
- Haben Sie bei Ihrem Software-Anbieter mehrere Ansprechpartner (Ausfallrisiko)?
- Verfügt Ihre Software über ein aktuelles Handbuch und ein strukturiertes Hilfe- bzw. Ticketsystem?
- Hast Du mit Deinem Team ausreichend Zeit und Raum eingeplant, um alle Module auch umsetzen zu können?
- Liegen die Deadlines passend oder fallen Sie in schwierige Zeiträume?
Ein wichtiger Tipp kann an dieser Stelle ein asynchrones Verhalten sein: Alle möchten gerne zum 1.1. oder 1.7. umstellen. Hier hat jeder Software-Anbieter viel zu tun und der Support muss viele Kunden betreuen. Aus vielen Erfahrungen wissen wir aber mittlerweile, dass das Datum oft vollkommen egal ist - viel wichtiger ist, dass es Dir und Deinem Betrieb ausreichend Zeit, Raum und Motivation bringt.